مدیریت زمان در پرستاری
همیشه پیش خود فکر می‌کنیم که غافلگیر زمان می‌شویم و زمان آن طور که باید و شاید به ما اجازه نمی‌دهد کارهای که در ذهن و شاید حتی در رویاهای خود می‌پرورانیم به انجام برسانیم. بهترین فرصت‌ها و یا بدترین آنها همیشه زمانی رخ می‌دهد که انتظار و آمادگی‌اش را نداشته‌ایم. حتما شما هم با چنین موقعیت‌های دشواری روبه رو شده‌اید و توضیحات گفته شده را به راحتی درک می‌کنید. چرا چنین میشود؟ چرا برای ما این اتفاقات بیشتر رخ می‌دهد و نه دیگران؟ چرا زمانی که آمادگی این اتفاقات را داریم رخ نمی‌دهند؟ بلکه زمانی پیش می‌ایند که آمادگی آن را نداریم؟
پاسخ همه‌ی این سئوالات در بحثی به نام “مدیریت زمان” نهفته است.
ما در این مطلببه شما کمک می کنیم تا بهتر بر زمان خود مدیریت کنید .
مدیریت زمان یعنی چه ؟ و این بحث به چه معناست ؟
برای مدیریریت زمان تعاریف فراوانی ارائه شده است در اینجا به چند مورد اشاره شده است .
زمان با ارزش ترین منبع است که در اختیار انسان قرار دارد زیرا که تمامی منابع دیگر به شرط وجود زمان ارزش می یابند .
زمان قابل پس انداز نیست .
مدیریت زمان را میتوان به حساب آوردن هر دقیقه و حذف کارهای غیر ضروری و پرداختن به ماهیت اصلی کار دانست .
مدیریت زمان یعنی زمان خود را در دست گرفتن .
یعنی اینکه از فرصت‌ها و لحظه‌هایی که داریم بهترین استفاده را داشته باشیم، حتی زمانی که منتظر هیچ پیش‌آمدی نباشیم.
اصول مدیریت زمان:
لازمه و شرط اصلی مدیریت زمان این است که شما هدف‌های اصلی زندگی و خانوادگی و شخصی خود را مشخص کنید و بهترین روش این است که هدفتان را بنویسید و در این امر برنامه‌ریزی، دقت و تلاش زیادی را به خرج دهید تا بتوانید به اهداف خود نایل شوید چون اگر یکی از عامل‌های گفته شده نباشد در راه سر در گم خواهید شد.
هدف گذاری
تعیین اولویت
رعایت اولویت
برای برنامه ریزی کارها باید ابتدا آنها را شناخت. کارها به ۵ دسته تقسیم میشوند:
کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام میشوند.
کارهای مهم و غیر فوری: کارهای مفید که افراد موفق را از غیر موفق جدا میکند.
کارهای فوری و غیرمهم: این کارها در جهات اهداف انسان نیست اما انجام میگیرند.
کارهای کم اهمیت و غیر فوری
و کارهای بیهوده و وقت گیر
موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت:
۱- از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید.
۲- کارها را اولویت بندی کنید.
۳- راهزنان وقت را بشناسید.
۴- راههای ایجاد وقت را یاد بگیرید.
راهزنان وقت:
۱- صحبتهای کم اهمیت
۲- میهمانان ناخوانده
۳- مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
۴- روشهای غیر صحیح و عادات نادرست مطالعه
۵- تلفنهای مزاحم و غیر ضروری
۶- نداشتن انضباط کاری
۷- سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
۸- دوباره کاری
۹- ناتوانی ” نه ” گفتن به خواسته های نابجا
۱۰ – نداشتن تمرکز حواس
۱۱- عادت امروز و فردا کردن
۱۲- ترس از شکست
راههای ایجاد وقت:
۱- زنده کردن وقت مرده (مثل زمان هایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می‌‌گذرد و …)
۲- انجام کارها به طور همزمان
۳- تنظیم کردن وقت خواب
۴- کنترل بیشتر روی وقت تفریح
۵- نه گفتن به درخواست های غیر مهم
۶- عقب انداختن کارهای غیر مهم
نکات مهم در مدیریت زمان:
رسیدن به هر هدفی حتی خیلی کوچک نیاز به زمان مناسب دارد و به تدریج صورت می‌گیرد، اگر تلاش لازم را انجام می‌دهید ولی به نتیجه‌ای که می‌خواهید نمی‌رسید، ناراحت و نگران نشوید به تلاش خود ادامه دهید. تلاش‌های ما همانند مثال یک درخت و باغبان است. ما باغبان و تلاش‌هایمان مانند یک درخت است. باغبان درخت خود را آبیاری میکند، مواظب آن است تا در فصل مناسب از میوه‌های درختش استفاده کند و انتظارات خود را برای فصل تابستان نگه می‌دارد و این امید را ندارد که درختش در فصل زمستان به او میوه بدهد. پس شما هم تلاش خود را بکنید اما منتظر باشید تا زمان باروری درختتان فرا برسد.
رسیدن به هر هدف نیازمند انجام چندین فعالیت کوچکتر است. شما باید چندین قدم کوچکتر را بردارید تا به اهداف بالاتری برسید. تلاش می‌کنیم ریز..ریز همانند ابر که همه می‌دانیم ابر حاصل تلاش قطره قطره‌های آب است تا تبدیل به ابری پربار میشود. پس یادمان باشد برای پر بار شدن ابر باید از قطره قطره‌های آب شروع کنیم.
بدون داشتن هدف‌های قابل وصول و مشخص شما نمی‌توانید درباره مدیریت زمان خود تصمیم بگیرید. پس هدف‌هایی را در نظر داشته باشید که بتوانید به آنها برسید، نکته‌ی مهمی که در اینجا حائز اهمیت است این است که در حد تلاشتان، آرزو و هدف داشته باشید نه کمتر نه بیشتر. زیرا اگر بیشتر از تلاشتان آرزو داشته باشید چون به آنها نمی‌رسید دچار سرخوردگی و افسردگی خواهید شد.
اگر هدفی را دارید که گروهی است و لازمه‌ی آن تلاش تمام اعضای گروه است متناسب با توان خود و اعضای گروه گام بردارید نه خیلی سریع و نه خیلی کند.
اولویت‌ها در یک زمان تغییر پذیرند ولی لازم است در هر زمانی اولویت‌ها را بازنگری کنید و تغییر دهید. گاهی تلاش‌های شما فراتر از آن که پیش بینی می‌کردید می‌رود پس در این جا و در این مرحله باید تغییری دراهداف خود ایجاد کنید. و یا بر عکس متوجه می‌شوید که قادر به تلاش در این حد نیستید پس در اهداف خود یک بازنگری داشته باشید.
برای برنامه‌ریزی بهتر اوقات خود نیاز به توجه به خود و افرادی که می‌توانند به شما کمک کنند دارید. زیرا تشویق و دلداری و مساعدت دیگران نقش بسزایی در پیشرفت سریع تر شما دارد.
سعی کنید بعضی از باورهای نادرست درباره مدیریت ناکارآمد زمان را در ذهن خود از بین ببرید. مثلا خیلی از افراد می‌گویند از فلان روز یا از فلان تاریخ شروع می‌کنم به درس خواندن، شروع می‌کنم به کار کردن یا.. نه اینها همه باورهای غلط است. از همین امروز تصمیم بگیرید و تلاش خود را شروع کنید به امید آینده‌ای واهی نباشید. چون اگر منتظر چنین روزی باشید هیچ وقت، چنین روزی فرا نمی‌رسد.
قوانین مدیریت زمان
قانون ۲۰: ۸۰
(اصل پارتو) مطابق این قانون ۸۰% از نتایجی که شما بدست می آورید نتیجه ۲۰% از فعالیت های شماست. ارزشمندترین کارهایی که می توانید در هر روز انجام دهید اغلب سخت ترین و پیچیده ترین کارها هستند، اما بازده و پاداشی که انجام موفقیت آمیز چنین کارهایی برای شما خواهد داشت می تواند فوق العاده باشد. به همین دلیل باید قاطعانه از انجام کارهایی که جزء ۸۰ درصد کم ارزش هستند خودداری کنید آن هم هنگامی که کارهایی که جزء ۲۰ درصد ارزشمند هستند معوق مانده اند.
قانون سیستم ABC
- A. همین امروز هر چه سریعتر باید انجام شود درغیر این صورت آسیب جدی وارد میکند .
- B. باید در زمان تعیین شده انجام شود در غیر این صورت به نوع A تبدیل میشود.
- C. بدون اثر منفی به تعویق میتوان انداخت .
سه گام اساسی در مدیریت زمان:
۱)در نظر گرفتن زمانی برای برنامه ریزی و تعیین اولویت ها
۲)تکمیل بالاترین اولویت وظیفه در زمانی که ممکن است و پایان یک کار قبل از آغاز کار دیگر
۳) بسته به کارهای باقیمانده و اطلاعات جدیدی که شاید دریافت شده باشند اولویت بندی مجدد انجام شود
پرستاران زمان خودشان را چگونه سپری می کنند ؟
وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می‌کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمان های بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمان هایی را که صرف مکالمات طولانی می‌کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها، استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می‌دهید بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و …) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.
پرستاران بزرگترین گروه منفرد از کارکنان مراقبت از سلامت هستند: اثر نوبت کاری در گردش یک مسئله مورد توجه در پرستاری بوده است در پرستارانی که نوبت کاری در گردش دارند اشتباهات دارویی بیشتر از دو برابر گزارش شده است. در پرستاران شب کار و نوبت کاری در گردش کم خوابی و کیفیت پایین تر خواب استفاده بیشتر از داروهای خواب آور، چرت زدن در محل کار یا در حین رانندگی و بعد از کار گزارش شده است. پرستاران در حقیقت ۲۰% از زمان خود را صرف ثبت گزارش ها می کنند و ۳۵% برای مراقبت مستقیم از مددجو و بقیه زمان خود را برای انجام مسئولیت های اداری و خدمات اقامتی و هدایت کارمند کمکی صرف می کنند.
(اگر کار ها و مسئولیت های نوشتاری و اداری را به شخصی به غیر از پرستار بدهیم در زمان ۴۸% صرف جویی کرده ایم)
عوامل اتلاف وقت:
مدیریت همراه با بحران
تلفن ضایع کننده تمام عیار وقت
برنامه ریزی نامناسب
مهمان ناخوانده
بی کفایتی در واگذاری کارها به دیگران
فقدان انضباط شخصی
ناتوانی در نه گفتن
کارمندان بی کفایت
ناتمام رها کردن کارها
نکاتی مهم برای استفاده بهینه از زمان:
افکار خودتان را فقط به روزی که در آن قرار دارید متمرکز کنید .
در زمان حال زندگی کنید و به آ ینده امیدوار باشید .
سحر خیز باشید. این امر به مرور بصورت عادت در می آید .
در اجرای امور خودتان تعلل نکنید؛ تصمیم بگیرید و از همین الان شروع کنید.
در هنگام نوشتن برنامه مقداری زمان خالی در برنامه قرار دهید تا در صورت اتفاق پیش بینی نشده مشکلی پیش نیاید.
از شکست نترسید و خود را برای مقابله با آن آماده کنید.
هر روز صبح چند دقیقه ای به برنامه ریزی اختصاص دهید تا برنامه شما انعطاف پذیرتر و به روزتر باشد و در پایان روز کار خود را ارزشیابی کنید.
استفاده موثر و بهینه از زمان توسط مدیر پرستاری:
مدیر پرستاری ممکن است طرحی را برای افزایش استفاده بهینه از زمان به واسطه ی تنظیم فهرست فعالیت هایش آغاز کند تنظیم اولویت به رفع تضادها در اهداف کمک می کند و او را در نحوه استفاده از زمان راهنمایی و هدایت می کند؛ بعد از تعیین هدف و اولویت بندی ها جدول فعالیت ها را فراهم می کنند؛ باید مدیر مقداری انعطاف پذیری در برنامه تعیین زمان داشته باشد تا در صورت بروز اتفاق پیش بینی نشده مشکلی پیش نیاید . مدیر پرستاری هر روز صبح چند دقیقه از وقت خود را به بازنگری برنامه ریزی و در پایان روز به ارزشیابی آنچه اتفاق افتاده اختصاص می دهد و ….
منابع :
کتاب اصول مدیریت خدمات پرستاری
کلید های طلایی مدیریت زمان (نویسنده یان فلمینگ)
مطالب مرتبط
دیدگاهتان را بنویسید
این سایت، با هدف ارتقای دانش پرستاران، معرفی توانمندی های آنها و نیز دسترسی آزاد عموم بویژه دانشجویان و شاغلین حرفه پرستاری و پیراپرستاری به مطالب روز و مورد نیاز علمی، راه اندازی شده است.
